Офис-менеджер

- Оперативное управление Административным отделом, оптимизация бизнес процессов в зоне ответственности. Решение комплекса административно-хозяйственных задач по обеспечению жизнедеятельности офиса и развития Компании;
- Отлажена система документационного сопровождения и планирования производственной деятельности в рамках Административного отдела;
- Организован архив текущей деятельности Компании, структурированы документы прошлых лет;
- Совместная работа с HR отделом:
- создание описания и размещение вакансий;
- поиск, собеседование и согласование кандидатов;
- организация управления персоналом и контроль;
- прием, увольнение, отпуск, командирование и т.д.;
- Ежегодное, ежемесячное бюджетирование в рамках Административного отдела (ведение, планирование и контроль расходов);
- Работа с арендодателем:
- организация получения парковочных мест, оформление пропусков;
- организация доступа сотрудников на территорию в рабочие, праздничные, выходные дни; разрешение аварийных ситуаций; учет счетов и платежей);
- организация устранения технических неисправностей;
- Организация работ с поставщиками услуг по жизнеобеспечению офиса (канцелярия, вода, хоз.товары, мебель, уход за цветами в офисе, и т.д.), туристических услуг (авиабилеты, гостиницы, визовая поддержка, трансфер, и т.д.) - мониторинг спец предложений, выбор компаний, заключение договоров, отслеживание сроков, пролонгация, разрешение конфликтных ситуаций, учет счетов и платежей;
- Делопроизводство в полном объеме;
- Обеспечение документооборота (ведение единого реестра входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, учет резолюций, отслеживание исполнения документов);
- Подготовка, регистрация и учет приказов и распоряжений;
- Ведение договорной документации (электронный учет и архивирование);
- Обеспечение административной и информационно-аналитическая поддержки деятельности топ-менеджмента и менеджмента компании;
- контроль сроков и качества исполнения распоряжений;
- планирование и организация встреч, совещаний и конференций;
- ведение протоколов совещаний;
- выполнение служебных и личных поручений руководителя;
- участие в организации корпоративных и внешних мероприятий;
- Координация перестроек и переезда офиса;
- Деловая переписка и телефонные переговоры.

• Руководство административным департаментом компании, взаимодействие между подразделениями, организация и контроль работы секретариата, хозяйственного и инженерно-технического отделов;
• Административно – организационная и аналитическая поддержка дирекции компании;
• Взаимодействие с государственными и контролирующими органами;
• Проведение переговоров, проведение тендеров на заключение договоров (клининг, обеспечение хоз. товаров, канц. то-варов, мебели, орг. техники, моб. связи, маркетинговой продукции, ремонтов);
• Оптимизация коммерческих условий, контроль документального сопровождения сделок, отчетность;
• Организация делопроизводства (разработка инструкций, регламентов и их внедрение);
• Разработка и внедрение процедуры согласования и утверждения документов;
• Организация работы секретариата;
• Разработка travel policy: организация тренингов, командировок, корпоративных праздничных мероприятий (выбор и согласование концепции, проведение тендеров, сопровождение и закрытие сделок);
• Работа с арендодателями (инженерные службы, автостоянки, пропуска, контроль оплаты счетов, расширение арендных площадей, контроль работы подрядных организаций, подготовка площадей к переезду, обеспечение противопожарных мероприятий);
• Подбор и адаптация административного персонала, частичное ведение кадрового делопроизводства (организация табельного учета рабочего времени, графики отпусков, данные по сотрудникам).
06.2009—01.2010
7 месяцев
Ассистент генерального директора